주주총회 의사록/이사회 의사록 공증을 위해 필요한 서류

일반적인 주식회사의 대표적인 기구에는 중요한 경영상 판단을 하는 기구로서 이사들로 구성된 이사회, 일상적인 경영판단 및 회사를 대표하는 대표이사, 회사의 주인으로서 주식을 보유한 주주들이 참석하는 주주총회 등이 있습니다.

만약 대표이사이자 이사였던 자가 사망 등의 이유로 교체되는 경우에는 이사의 선임은 주주총회의 권한이므로 주주총회가 열려야 하고, 대표이사의 선임은 이사회의 권한이므로 이사회가 열려야 합니다. 이렇게 열린 주주총회와 이사회에서 이사 및 대표이사가 선임되었으면 이를 등기소에 등기하고 인감도장도 바꾸고, 사업자등록증의 기재사항도 변경해야 합니다.

이를 위한 첫걸음으로 등기소에 변경등기를 위해 주주총회 의사록과 이사회 의사록을 공증해서 가져가야 합니다. 등기소는 공증되지 않은 의사록들을 변경등기의 근거서류로 받아주지 않기 때문입니다. 주주총회 의사록 및 이사회 의사록을 공증하기 위하여 공증사무실에서 요구하는 서류들을 알아보았습니다(보통 소규모의 회사에서는 이 서류를 만들고 변경등기를 받아주는 것까지를 법무사에 의뢰해서 법무사에서는 20-30만원 정도/법무법인의 법무팀에서는 50만원 정도의 견적을 내줍니다).

1. 이사회 의사록/주주총회 의사록 2부(종전에는 3부를 작성해서 공증사무실 1부, 회사 1부, 등기소에 1부 제출하였는데, 요새는 2부만 공증하고 인증등본으로 1부 더 만들 수가 있으므로 원본은 2부만 만들어가면 됩니다)

2. 진술서 : 의사록의 인증을 촉탁하는 진술서(이사회나 주주총회의 의장의 날인이 있어야 함)/공증사무실 양식 참조

3. 위임장(공증사무실용) : 공증사무실 양식 참조(이사나 주주들의 개인인감도장 날인이 있어야 함)

4. 촉탁서 :공증사무실 양식 참조(대리인의 도장 날인 필요)

5. 이사회 의사록에 날인한 이사들 각각의 인감증명/주주총회 참가한 주주들의 인감증명

6. 정관 복사본 1부

7. 법인등기부등본 1부

8. 공증수수료 3만원 

감사선임시 대주주의 의결권 제한

"가"라는 회사의 주식을 A가 40%,  B가 30%, C가 15%, D가 15% 소유하고 있습니다.
작년에 주주총회에서 감사선임이 있었는데, B 주주가 상법규정을 찾아보더니 감사선임이 무효가 아닌지 확인을 해달라고 합니다.


B가 찾아본 조항은 상법 제409조 제2항입니다. 이 조항의 내용은 다음과 같습니다.
"의결권 없는 주식을 제외한 발행주식 총수의 100분의 3을 초과하는 수의 주식을 가진 주주는 그 초과하는 주식에 관하여 제1항의 감사의 선임에 있어서는 의결권을 행사하지 못한다"


B의 주장에 따르면 A, B, C, D 모두 3%를 초과하는 수의 주식을 가지고 있기 때문에 감사의 선임에 있어서는 3%까지 밖에 의결권을 행사할 수 없어서, 감사 선임을 위한 주총 보통결의요건을 충족시키지 못한다는 것입니다. 즉, B가 보기에는 상법 제409조 제2항에 따라 A, B, C, D 모두 의결권을 행사해 봐야 발행주식총수의 12% 밖에 찬성을 한 것이 아니기 때문에 주주총회 보통결의 요건인 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로써 결의되어야 한다는 요건이 충족되지 않는다는 것입니다.


주주총회 보통결의요건은 상법 제368조 제1항에서 다음과 같이 규정하고 있습니다. "총회의 결의는 이 법 또는 정관에 다른 정함이 있는 경우를 제외하고는 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로써 하여야 한다."


의결권의 제한이 있는 경우 주주총회 결의요건인 발행주식총수를 계산할 때 의결권이 제한된 부분을 발행주식총수에 포함해야 하는지 제외하여야 하는지 여부가 문제된다고 할 것입니다.


답은 일반적으로 생각할 수 있는 것과 다르지 않습니다. 만약 B의 주장대로라면 "가" 회사는 모든 주주가 주주총회에 출석해도 감사선임이 불가능해지는데, 상법이 감사선임이 불가능한 의결권제한 제도를 규정하였다고 보기 어렵습니다. 따라서 의결권제한이 있는 경우 주주총회의 발행주식총수를 계산할 때에는 의결권이 제한된 부분을 발행주식총수에서 제외하고 계산하는게 맞습니다(권기범, 현대회사법론, 삼영사(2012), 608-610면 참조).


위 "가" 회사의 경우 감사선임을 위한 주주총회 보통결의를 위한 요건은 발행주식총수를 12, A, B, C, D가 각각 3씩 보유한 것으로 보고 따지면 됩니다. 즉, 발행주식 총수의 4분의 1 이상의 수가 결의해야 하므로 적어도 주주 중 1명이 참석해서 찬성해야 하고, 출석한 주주의 의결권의 과반수가 찬성해야 하므로 1명이 참석하여 찬성하거나, 2명이 참석한 경우 모두 찬성, 3명이 참석한  경우 2명 이상 찬성, 4명이 참석한 경우 3명 이상 찬성하였다면 감사선임을 위한 주주총회 보통결의는 적법 유효하다고 할 수 있을 것입니다.