주주총회 의사록/이사회 의사록 공증을 위해 필요한 서류

일반적인 주식회사의 대표적인 기구에는 중요한 경영상 판단을 하는 기구로서 이사들로 구성된 이사회, 일상적인 경영판단 및 회사를 대표하는 대표이사, 회사의 주인으로서 주식을 보유한 주주들이 참석하는 주주총회 등이 있습니다.

만약 대표이사이자 이사였던 자가 사망 등의 이유로 교체되는 경우에는 이사의 선임은 주주총회의 권한이므로 주주총회가 열려야 하고, 대표이사의 선임은 이사회의 권한이므로 이사회가 열려야 합니다. 이렇게 열린 주주총회와 이사회에서 이사 및 대표이사가 선임되었으면 이를 등기소에 등기하고 인감도장도 바꾸고, 사업자등록증의 기재사항도 변경해야 합니다.

이를 위한 첫걸음으로 등기소에 변경등기를 위해 주주총회 의사록과 이사회 의사록을 공증해서 가져가야 합니다. 등기소는 공증되지 않은 의사록들을 변경등기의 근거서류로 받아주지 않기 때문입니다. 주주총회 의사록 및 이사회 의사록을 공증하기 위하여 공증사무실에서 요구하는 서류들을 알아보았습니다(보통 소규모의 회사에서는 이 서류를 만들고 변경등기를 받아주는 것까지를 법무사에 의뢰해서 법무사에서는 20-30만원 정도/법무법인의 법무팀에서는 50만원 정도의 견적을 내줍니다).

1. 이사회 의사록/주주총회 의사록 2부(종전에는 3부를 작성해서 공증사무실 1부, 회사 1부, 등기소에 1부 제출하였는데, 요새는 2부만 공증하고 인증등본으로 1부 더 만들 수가 있으므로 원본은 2부만 만들어가면 됩니다)

2. 진술서 : 의사록의 인증을 촉탁하는 진술서(이사회나 주주총회의 의장의 날인이 있어야 함)/공증사무실 양식 참조

3. 위임장(공증사무실용) : 공증사무실 양식 참조(이사나 주주들의 개인인감도장 날인이 있어야 함)

4. 촉탁서 :공증사무실 양식 참조(대리인의 도장 날인 필요)

5. 이사회 의사록에 날인한 이사들 각각의 인감증명/주주총회 참가한 주주들의 인감증명

6. 정관 복사본 1부

7. 법인등기부등본 1부

8. 공증수수료 3만원